Як скласти акт виконаних робіт без помилок: гайд + кейс із життя

Акт виконаних робіт / наданих послуг — як скласти правильно?

Це ключовий документ для підтвердження господарських операцій між сторонами. Він підтверджує факт надання послуг або виконання робіт, є підставою для бухгалтерського та податкового обліку. Розбираємось, як оформити його грамотно та уникнути типових помилок.

Роботи vs Послуги — в чому різниця?

Щоб правильно скласти акт, спочатку потрібно визначити, що саме ви оформлюєте: роботи чи послуги. Від цього залежить і зміст документа.

📌 Роботи (ст. 837 ЦКУ):

• мають матеріальний результат — будівництво, ремонт, виготовлення продукції тощо

• результат існує окремо від процесу

• оформлюється Актом приймання-передачі виконаних робіт

📌 Послуги (ст. 901 ЦКУ):

• нематеріальні — наприклад, консультації, охорона, оренда

• споживаються під час надання, без відчутного матеріального результату

• оформлюється Актом наданих послуг

Що має містити Акт? Обов’язкові реквізити (ст. 9 Закону «Про бухоблік»):

Назва документа (наприклад, «Акт приймання виконаних робіт № 10»)

Дата і місце складання

Дані сторін:

• найменування підприємств / ПІБ ФОПів

• ЄДРПОУ / РНОКПП

Підписи уповноважених осіб (за потреби — печатки)

Зміст операції: що саме вказувати?

Для робіт:

• перелік і обсяг виконаних робіт

• інформація про матеріали замовника (обов’язково! — ст. 840 ЦКУ)

• дата виконання, якість, гарантійні зобов’язання

Для послуг:

• чіткий опис дії (наприклад, «юридичний супровід господарської діяльності у липні 2025 р.»)

• період надання

• вартість послуг

Особливості оформлення:

• Будівельні роботи — використовують форму № КБ-2в згідно з Наказом Мінрегіону № 281

• Інші види робіт і послуг — акт довільної форми, головне — наявність усіх обов’язкових реквізитів

• Якщо використовуються матеріали замовника — додається таблиця з переліком та кількістю

Практичні поради:

✔️ Додавайте звіт про використані матеріали, навіть якщо це не обов’язково — це знімає багато питань у разі перевірок

✔️ В кінці акту зазначайте фразу: «Претензій не маю» — це юридичний захист

✔️ Зберігайте акти мінімум 3 роки — відповідно до п. 44.3 ПКУ

Висновок

Акт виконаних робіт або наданих послуг — це не просто формальність, а юридичне підтвердження того, що зобов’язання між сторонами виконані. Грамотно складений акт — ваш щит у спорах, під час перевірок та для податкової.